Но как же малые и средние предприятия относятся к подобным призывам и видят ли они смысл в работе компании с применением специализированных программных решений? Если средние предприятия, штат которых составляет не более 250 сотрудников, переходят к автоматизации, осознавая её необходимость для чёткой и оперативной работы сотрудников, то, например, микропредпрития с численностью сотрудников, не превышающей 15 человек, реагируют на слова «автоматизация», «программное обеспечение», в большинстве случаев, как на заклинания или слова из непонятного лексикона. По мнению многих руководителей некрупных компаний, внедрение того или иного ПО только усложнит работу компании, внесёт в работу сотрудников неясность, а, кроме того, послужит дополнительным затратным обременением, не способным окупить себя. Однако, когда речь заходит о том, что при уходе того или иного сотрудника в отпуск или при поездке в командировку, без его присутствия в офисе работа по той или иной сделке останавливается, уверенность в том, что программа для управления взаимоотношениями с клиентами или система электронного документооборота не нужна, резко улетучивается. Расхожее выражение о том, что «незаменимых людей нет», в такой ситуации становится особенно актуальным. Известно, что взаимозаменяемость сотрудников является одним из ключевых факторов успешной работы компании. Но обеспечить взаимозаменяемость удаётся не всегда. Так, даже в компании, состоящей из двух менеджеров, бухгалтера и руководителя, может возникнуть ситуация деловой неразберихи. Это может случиться ввиду человеческих факторов, форс-мажорных обстоятельств и т.д. Например, если представить себе ситуацию, что один сотрудник уходит в отпуск и судорожно вечером своего заключительного рабочего дня перед долгожданным двухнедельным отдыхом записывает на листе бумаге или стикере важные дела, которые он передаёт на время своего отсутствия коллеге, то получается не всегда радужная картина. Известно, что никто не застрахован от непредвиденных обстоятельств. Стикер или лист бумаги с важной информацией могут случайно упасть на пол и будут приняты за офисный мусор, который отправится в урну. Тогда новоиспечённый отпускник будет вынужден провести отпуск, не расставаясь с мобильным телефоном, так как без его устных консультаций рабочие вопросы решить не удастся. Это лишь один из самых распространённых примеров, с которым сталкивался, пожалуй, каждый офисный служащий. Частных же примеров, порой даже абсурдных, встречается ещё больше. Программы для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-решения) способны предотвратить появление ситуаций, при которых, что называется, «не найти концов», т.е. невозможно выяснить с чего началась работа с клиентом, какие договорённости были достигнуты, какие пожелания необходимо учесть и т.д. Безусловно, и в программу все данные вносить необходимо сотруднику, так как по волшебству никаких сведений в ней не появится. Но если работа в программе регламентирована, т.е. руководитель обязывает всех сотрудников вносить в программу планы и результаты работ, сам при этом, ежедневно отслеживая историю рабочего дня конкретного сотрудника, то слова «забыл», «не напомнили», «был занят» просто исчезнут из лексикона сотрудников. Кроме того, многочасовые совещания, которые даже в некрупных компаниях похожи на мучительные заседания, отнимающие время и у сотрудника и у руководителя, останутся в прошлом. Нередки случаи, когда за большим столом собираются руководитель и его подчинённые, и по очереди каждый начинает рапортовать о своих достижениях и неудачах, планах и результатах работ. Руководитель в это время записывает сведения в ежедневник, журит или хвалит сотрудника в присутствии других. Такие совещания могут занимать несколько часов, при этом ни к чему не приводят. Как показывает практика многих компаний, гораздо результативнее отражать планы и результаты работ в CRM-программе, а в конце месяца или недели обсудить наиболее острые вопросы, если это необходимо.
По словам генерального директора компании «АЛТИУС СОФТ» Андрея Травкина, малое и среднее предпринимательство не зря получает поддержку государства, поскольку демонстрирует реальные результаты и является перспективным и даже образцово-показательным. Применение специализированных программных решений не будет лишним и для небольших компаний лишь в том случае, если ПО представляет собой по-настоящему функциональный, полезный инструмент, а не просто имиджевый атрибут, приобретаемый «для галочки». Стоит заметить, что и сами сотрудники компании «АЛТИУС СОФТ» используют в своей ежедневной работе программные решения, о которых говорилось выше. «После нескольких дней работы с программами «АЛТИУС CRM – Управление контактами» или «CRM и документооборот» сотрудник, который прежде никогда не работал с подобным ПО и даже абсолютный новичок, который впервые начал свою трудовую деятельность, может демонстрировать работу ПО клиентам. Наши программы настолько просты в освоении и работе, что не требуют многодневного обучения и внедрения. Если делать ставку на то, что в динамичном рабочем режиме просто нет времени на какие-либо обучающие мероприятия, то наше ПО как нельзя лучше подходит для современного офисного ритма», - сообщает генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин.